Een factuur is meer dan een betaalverzoek. Het document verbindt je levering, omzet, btw en betaling aan elkaar. Gebruik daarom een vaste nummering, vermeld de verplichte gegevens en bewaar de verzonden versie in je administratie.
Factuur maken als zzp’er: korte checklist
- Controleer of je voor deze levering of dienst een factuur moet uitreiken.
- Gebruik een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
- Vermeld jouw bedrijfsgegevens en die van de klant.
- Beschrijf wat, hoeveel en wanneer je hebt geleverd.
- Splits bedragen exclusief btw, btw-tarief, btw-bedrag en totaalbedrag.
- Zet betaalgegevens en de afgesproken betalingstermijn duidelijk bij elkaar.
- Bewaar precies de versie die je hebt verzonden.
Wanneer stuur je een factuur?
Bij leveringen of diensten aan andere ondernemers is een factuur vaak onderdeel van de btw-administratie. Voor particuliere klanten, internationale transacties, vooruitbetalingen en bijzondere btw-regelingen kunnen andere regels gelden. Controleer daarom niet alleen wat je verkoopt, maar ook aan wie en waar de prestatie voor de btw plaatsvindt.
Leg het factuurmoment al vast in je offerte of opdrachtovereenkomst. Spreek bijvoorbeeld af of je vooraf, per maand, per mijlpaal of na oplevering factureert. Zo voorkom je discussie over een factuur die inhoudelijk wel klopt, maar op een onverwacht moment komt.
Welke gegevens zet je op een gewone factuur?
Een gewone btw-factuur bevat in ieder geval gegevens waarmee afzender, klant, prestatie, datum en btw-berekening zijn te controleren. Gebruik deze praktische lijst als startpunt en controleer uitzonderingen altijd bij de Belastingdienst.
- Je volledige naam of geregistreerde handelsnaam en volledige adres.
- De naam en het volledige adres van je klant.
- Je btw-identificatienummer en KVK-nummer.
- Een uniek en opeenvolgend factuurnummer.
- De factuurdatum en de datum waarop je leverde of de dienst uitvoerde.
- Een concrete omschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen of diensten.
- De vergoeding exclusief btw, uitgesplitst wanneer verschillende btw-tarieven gelden.
- Het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag in euro’s.
- Het totaalbedrag dat de klant moet betalen.
Een betalingstermijn, IBAN, betaalomschrijving en contactmogelijkheid zijn praktisch belangrijk, maar vervangen de verplichte factuurgegevens niet. Vermeld een projectnummer, inkoopnummer of klantreferentie wanneer je opdrachtgever die nodig heeft om de factuur intern te verwerken.
Maak de omschrijving controleerbaar
Schrijf niet alleen “werkzaamheden” of “advies”. Noem bijvoorbeeld de periode, het project, het aantal uren, het afgesproken resultaat of de geleverde aantallen. De omschrijving moet aansluiten op wat in de offerte of opdrachtbevestiging staat. Dat helpt de klant bij de controle en maakt je eigen administratie later begrijpelijker.
Bij een voorschot of deelfactuur maak je zichtbaar welk deel van de totale opdracht je factureert. Gebruik bij een eindfactuur dezelfde projectreferentie en trek eerder gefactureerde bedragen herkenbaar af. Zo voorkom je dat omzet of btw dubbel wordt verwerkt.
Btw en bijzondere situaties
Het juiste btw-tarief hangt af van de prestatie en omstandigheden. Bij vrijstelling, verlegging, internationale handel of toepassing van een bijzondere regeling kan aanvullende tekst nodig zijn. Neem een percentage daarom niet automatisch over van een eerdere factuur wanneer klant, land of prestatie verandert.
Voor facturen tot en met een beperkt totaalbedrag kunnen vereenvoudigde factuureisen gelden. Ook bestaan uitzonderingen waarbij juist extra gegevens nodig zijn. Gebruik zo’n uitzondering alleen wanneer je hebt gecontroleerd dat jouw situatie er werkelijk onder valt.
Kies een werkwijze die fouten voorkomt
Een tekstverwerker of spreadsheet kan bij weinig facturen werkbaar zijn, maar vraagt discipline rond nummering, btw, openstaande posten en opslag. Facturatiesoftware kan deze onderdelen met elkaar verbinden en facturen direct in de boekhouding verwerken. Controleer bij software onder meer exportmogelijkheden, bewaartermijn, bankkoppelingen, toegangsbeheer en wat er gebeurt wanneer je opzegt.
Software voor factureren bekijken
Commerciële samenwerking: ZZP Informatie kan een vergoeding ontvangen als je via een link naar een aanbieder gaat. Dit heeft geen invloed op onze redactionele uitleg.
Online facturatie- en boekhoudsoftware
e-Boekhouden.nl
- Facturen opmaken in eigen huisstijl
- Terugkerende facturen mogelijk
- Facturen verwerken in de boekhouding
- Openstaande posten en herinneringen bijhouden
Commerciële koppeling gecontroleerd op 27 oktober 2026.
Geen persoonlijk advies. We verzamelen hier geen gegevens, maken geen persoonlijke vergelijking en bepalen niet welke aanbieder bij jouw situatie past. Controleer aanbod en voorwaarden altijd bij de aanbieder.
Betaling volgen zonder het overzicht kwijt te raken
Noteer per factuur de verzenddatum, vervaldatum, betaling en eventuele herinneringen. Controleer regelmatig of het ontvangen bedrag overeenkomt met het openstaande bedrag en verwerk deelbetalingen afzonderlijk. Is de betaling te laat, volg dan een vaste route: controleer eerst de factuur en afspraak, neem contact op en leg vervolgstappen vast. Lees verder bij een klant die te laat betaalt.
Een fout herstellen
Verwijder of overschrijf een verzonden factuur niet alsof die nooit heeft bestaan. Bewaar de oorspronkelijke versie en leg de correctie controleerbaar vast, bijvoorbeeld met een creditfactuur en een nieuwe factuur. Verwijs naar het oorspronkelijke factuurnummer en verwerk de correctie in het juiste btw-tijdvak.
Facturen verzenden en bewaren
Je kunt facturen digitaal verzenden wanneer dat met de klant is afgesproken. Bewaar verzonden en ontvangen facturen in de vorm waarin ze onderdeel van je administratie zijn geworden. Een digitale factuur alleen uitprinten is daarom geen vervanging voor het digitale bestand. Volgens de Belastingdienst geldt voor facturen meestal een bewaartermijn van zeven jaar; voor bepaalde gegevens en regelingen kan een langere termijn gelden.
Zorg ook voor een herstelbare back-up en test of je facturen, bijlagen en betaalinformatie kunt exporteren. De verantwoordelijkheid voor een controleerbare administratie blijft bij jou, ook wanneer een softwareleverancier of boekhouder een deel van het proces uitvoert. Bekijk het volledige stappenplan voor je zzp-administratie inrichten.
Veelgestelde vragen
Moet een factuur een handtekening bevatten?
Een handtekening behoort niet tot de gebruikelijke verplichte gegevens van een gewone btw-factuur. Zorg vooral dat de identiteit, prestatie, datums, nummering en btw-berekening controleerbaar zijn.
Mag je een factuurnummer opnieuw gebruiken?
Gebruik ieder factuurnummer één keer binnen een doorlopende en controleerbare reeks. Herstel een fout met een vastgelegde correctie in plaats van een oud nummer opnieuw te gebruiken.
Is een pdf automatisch een e-factuur?
Een pdf is een digitale factuur, maar niet automatisch een gestructureerde e-factuur die boekhoudsystemen rechtstreeks kunnen verwerken. Vraag bij grotere opdrachtgevers welk formaat of kanaal zij vereisen.
Bronnen bekeken op 27 oktober 2026. Deze pagina geeft algemene uitleg en geen persoonlijk fiscaal of juridisch advies. Controleer afwijkende factuur- en btw-regels bij de Belastingdienst of een passende deskundige.